피터 드러커의 시간 관리법

 

피터 드러커의 시간 관리법

 

지식노동자의 가장 중요한 자원, 시간을 기록하고 관리하고 통합하라

▣ 이원재 한겨레경제연구소 소장

미국 경영학의 대가 피터 드러커는 시간관리의 중요성에 대해 가장 강력하게 주장했던 경영학자 중 하나다. 피터 드러커는 현대 사회에 점점 늘어나고 있는 지식노동자들의 경우, 과업 성공 여부는 전적으로 시간을 어떻게 관리하느냐에 달려 있다고 여러 저서에서 밝혔다. 기계와 작업 환경에 따라 목표가 저절로 주어지는 육체노동자와 달리, 머리로 일해야 하는 지식노동자는 목표를 스스로 결정하고 달성하기 위해 노력해야 한다. 이때 가장 중요한 점은 목표 달성을 위해 효과적으로 시간을 사용하는 일이다. 시간이야말로 지식노동자가 결과를 얻기 위해 투입하는 가장 중요한 자원이기 때문이다.

이 일을 시작하지 않았다면?

피터 드러커는 시간관리를 위해 세 가지 구체적인 원칙을 제시한다. 첫째는 시간을 기록하라는 것이다. 기억만으로는 결코 충분하지 않다. 드러커는 기억력이 좋다고 자랑하는 지식노동자들에게 그들이 자신의 시간을 어떻게 사용하는지 물어봤다. 그리고 실제로 사용한 시간을 몇 주일 또는 몇 달 동안 기록해두라고 요청했다. 그런데 나중에 그 사람이 생각하고 있는 사용 시간과 실제 사용하고 기록한 시간을 비교해보면, 일치하는 일이 거의 없었다.

어느 기업의 회장은 자신이 시간을 크게 세 부분으로 나누어 사용한다고 확신하고 있었다. 자신의 시간 중 3분의 1은 회사 간부들과, 3분의 1은 중요한 고객을 만나는 데, 나머지 3분의 1은 지역사회 활동을 위해 사용한다고 생각하고 있었다. 그러나 6주 동안 실제 사용 시간을 기록하게 한 뒤 비교해봤더니, 이 세 가지 활동에는 시간이 거의 사용되지 않았다. 실제로는 대부분의 시간을, 이미 지시한 과업에 관해 아래 사람들을 독촉하는 데 사용한 것으로 나타났다. 세 가지 일에 대한 시간 배분은 “그래야 한다”고 생각하고 있을 뿐, 실행에 옮기지는 못하고 있었다는 결론이다.

시간을 기록해야 하는 것은 이런 이유 때문이다. 그래서 시간 운용표를 만드는 것은 중요하다. 

자신이 수행하고 있는 몇 가지 주요 과업을 적어놓고, 각각에 대한 매일 실제 사용 시간을 기록하라.

엑셀 파일에 기록해두면 더욱 관리하기 좋을 것이다. 그리고 일주일 간격이든 한 달 간격이든, 주기적으로 시간 사용분을 체크하고 자신이 어느 방향으로 가고 있는지를 짚어보는 것이 필요하다.

두 번째는 기록된 시간을 들여다보면서 시간을 관리하기 시작해야 한다는 것이다. 실제 시간을 기록해보면, 필요 없어 보이는 일에 사용된 시간이 눈에 띄게 마련이다. 때로는 그렇게 사용된 시간이 가용 시간의 대부분인 경우도 있다. 그때 체계적 시간 관리를 위한 자기진단 질문이 필요하다. 질문을 던져보고, 그 대답에 따라 그 시간의 사용을 중지할 것인지 이어갈 것인지를 결정하면서 시간을 관리하는 것이다. 우선 “이 일을 시작하지 않았다면 어떤 일이 일어났을까?”라고 스스로 묻는다. ‘별일 없어’라는 대답이라면 그 일은 중지하라. 그리고 “다른 사람이 최소한 나만큼 잘할 수 있었던 일은 어떤 것인가?”라고 스스로 묻는다. 그런 일이 있다면 다른 사람에게 위임하고, 자기 자신이 해야만 하는 일에 집중하라. 마지막으로 “내가 하는 일 가운데 당신의 목표 달성에 아무런 도움도 되지 않으면서 당신의 시간만 낭비하게 하는 일은 없는가?”라고 주변 사람들에게 물어본다. 솔직한 대답을 두려워하지 마라. 그런 일이 있다면 즉시 중지하거나 효율화한다. 시간을 절약하다가 뭔가 중요한 일을 놓치는 게 있을까 불안해하지 말라. 이런 불안이야말로 당신의 일을 망친다.

미국 대통령의 경우, 취임 초 지나치게 많은 초대에 응한다. 그러다 어느 순간 대부분의 초대가 직무 수행에 도움이 안 된다는 사실을 깨닫고 초대 일정을 대폭 줄인다. 어느 순간 신문이나 텔레비전에 “대통령이 대중과의 접촉을 기피한다”는 기사가 나온다. 그리고 다시 사회 활동을 시작한다. 그런 과정에서 균형을 찾게 된다. 시간 관리야말로 말단 사원부터 미국 대통령까지 비슷한 고민을 하고 있는 이슈인 것이다.

세 번째 원칙은 시간을 통합하라는 것이다. 중요한 것은 관리해서 마련한 시간을 어떻게 사용하느냐 하는 것이다. 마련된 시간은 최대한 통합해서, 한 가지 일에 한꺼번에 집중할 수 있는 시간을 확보하는 데 사용해야 한다. 그래야 시간 관리의 보람이 극대화된다.

최소한 90분은 한 가지에 집중해야

피터 드러커가 컨설팅한 한 은행장 이야기다. 드러커는 2년 동안 한 달에 한 번씩 그 은행장을 만났는데, 한 번에 1시간30분 동안 이야기했다. 은행장은 늘 토의할 주제를 준비하고 있었다. 상담 주제는 한 가지로 한정했고, 1시간20분이 지나면 항상 “이제 이야기를 요약 정리해주시고 다음달에 우리가 이야기할 것이 무엇인지 설명해주시겠습니까?”라고 말했다. 늘 궁금했던 드러커는 1년 뒤 그 은행장에게 물었다. “왜 항상 1시간30분인가요?” “간단합니다. 제 주의력의 한계가 1시간30분쯤입니다. 그리고 그보다 짧으면, 중요한 문제에 실제로 몰입할 수 없습니다.”

실제로 시간이 있더라도 여기에 15분, 저기에 30분 있어서는 지식노동의 결과물이 나오지 않는다. 자신의 통제 아래 있는 시간을 연속적으로 통합해서, 최소한 90분의 시간은 한 가지 지식 생산물을 만들어내는 데 집중하도록 만들어야 한다. 시간을 통합해 사용해야 한다.

이 모든 방법을 잊더라도, 시간이야말로 정말 중요한 자산이라는 사실만은 기억하자. 다들 돈이나 부동산은 중요한 자산이라고 생각하지만, 정작 한번 흘러가면 다시는 오지 않는 시간에 대해서는 덜 심각하게 생각한다. 재테크를 하는 사람은 많아도 ‘시간테크’를 하는 사람은 거의 없다. 기억하라. 지식이 중요해지는 사회일수록, 시간을 잘 관리하는 사람이 성공한다.